Overview
LEGAL AID SOCIETY OF NORTHEASTERN NEW YORK
LEGAL SECRETARY
SOCIEDAD DE AYUDA LEGAL DEL NORESTE DE NUEVA YORK
SECRETARIA LEGAL
Position: Legal Secretary located in the Amsterdam office of the Legal Aid Society of Northeastern New York. The LASNNY Amsterdam office provides free legal assistance in civil legal matters to low-income residents of Montgomery, Fulton, and Schoharie Counties. LASNNY’s mission is to secure basic needs, protect and preserve legal rights, provide equal access to justice and seek fairness and dignity for our clients.
Posición: Secretaria Legal localizada en la oficina de Amsterdam de la Sociedad de Ayuda Legal del Noreste de Nueva York. La oficina de LASNNY provee asistencia legal gratuita en asuntos civiles legales a residentes de bajo ingreso para los Condados de Montgomery, Fulton, y Schoharie. La misión de LASNNY es asegurar necesidades básicas, proteger y preservar los derechos legales, proveer igualdad de acceso a la justicia y conseguir igualdad y dignidad para nuestros clientes.
Responsibilities:
Responsabilidades:
· Perform receptionist duties. Operate a complex multi-line telephone system and greet customers and visitors. Respond to requests for assistance and conduct intake interviews to quickly determine eligibility and the general nature of the legal problem and make initial determination of programmatic eligibility and case assignment.
Realizar deberes de recepcionista. Operar un complejo sistema telefónico de múltiples líneas y recibir clientes y visitantes. Responder a las solicitudes para asistencia y conducir entrevistas de admisión para determinar rápidamente la elegibilidad y la naturaleza general del problema legal y hacer una determinación inicial de la elegibilidad programática y asignación del caso.
· Enter data into LASNNY’s case management system.
Entrar datos al Sistema de manejos de casos de LASNNY.
· Work closely with Managing Attorney to ensure that intake system runs smoothly and effectively.
Trabajar cercanamente con el Abogado Gerente para asegurarse que el Sistema de Información de admisión trabaje fácil y efectivamente.
· Maintain courteous and professional contact with clients, opposing counsel, courts and agencies.
Mantener una relación amable y profesional con los clientes, abogados opuestos, cortes y agencias.
· Assist legal staff in maintaining client contact and gathering relevant client documents.
Asistir al personal legal a mantener contacto con los clientes y a obtener documentos relevantes del cliente.
· Assist legal staff in performing legal and administrative tasks effectively and efficiently.
Asistir al personal legal a realizar tareas legales y administrativas de manera efectiva y eficientemente.
· Provide administrative, record keeping and reporting support for legal staff and work to complete necessary client forms, paperwork, data entry and grant reporting.
Proveer soporte administrativo, mantener archivos y reportes para el personal legal y trabajar para completar los formularios necesarios de clientes, papelería, entrar datos e informes de fondos.
· Substantial computer responsibilities, including data entry in grant-specific data bases, including data entry in LASNNY case management system and other spread sheets necessary to maintain required case and administrative information. Ensure timely and accurate data collection and reporting by legal staff. Troubleshoot reporting problems. Run reports and correct data as needed.
Importantes responsabilidades de computadoras, incluyendo el entrar datos en bases específicas de fondos, incluyendo entrar datos en el sistema de manejos de casos de LASNNY y otras hojas de datos necesarias para mantener los casos requeridos e información administrativa. Asegurar la colección a tiempo y correcta de información e informes por el personal legal. Solucionar problemas de reportes. Obtener reportes y corregir la información según sea necesario.
· Provide support for outreach, trainings or clinics.
Proveer soporte para alcances comunitarios, entrenamientos o clínicas.
· Assist in grant reporting as requested.
Asistir en informes de fondos cuando se solicite.
· File Amsterdam office closed case files and maintain on-site office file storage.
Guardar los archivos cerrados de la oficina de Amsterdam y mantener el almacén de archivos del edificio.
· Provide legal secretarial, clerical and administrative support to other LASNNY staff as assigned or needed.
Proveer soporte legal secretarial, clericó, y administrativo a otros del personal de LASNNY como sea asignado o necesitado.
· Be a notary public or willing to become notary public and perform such duties as needed.
Ser un notario público o estar dispuesto a convertirse en notario público y realizar las tareas según sea necesario.
Qualifications:
Cualificaciones:
· Minimum two years prior secretarial experience, with preference for legal secretarial experience.
Mínimo de dos años de experiencia previa, con preferencia por experiencia en secretaria legal.
· Experience in managing a multiple line phone system utilized for responding to requests for assistance from the public and following multiple rules and protocols for securing detailed information from callers and determining appropriate response, and contemporaneously entering information obtained and responses provided in computer data base.
Experiencia en el manejo de sistema telefónico de múltiple líneas utilizadas para responder a solicitudes de asistencia del público y seguir múltiples reglas y protocolos para asegurar información detallada de personas que llaman telefónicamente y determinar la respuesta apropiada, y al mismo tiempo entrar la información obtenida y respuestas ofrecidas en la base de datos de la computadora.
· Must be willing to learn LASNNY case management program and grant reporting requirements, forms and reporting tools.
Debe estar dispuesto a aprender el programa de manejo de caso de LASNNY, y los requisitos, formularios e informes de fondos.
· Must have strong computer skills and experience in utilizing spreadsheets, performing data entry, reporting and running reports in databases.
Debe poseer fuerte destrezas de computadoras y experiencia utilizando hojas de datos, realizar entrada de datos, elaborar e iniciar reportes en hojas de datos.
· Preference for experience in managing a data base or other reporting systems and being responsible for producing accurate reports.
Preferencia por experiencia en manejo de bases de datos y otros sistemas de reportes y ser responsable para producir informes correctos.
· Must be responsible, reliable, punctual, flexible, intelligent, detail oriented, careful, well organized, able to prioritize and think independently, and understand and apply a wide variety of policies and rules. Must be able to work collaboratively in a fast paced environment.
Debe ser responsable, confiable, puntual, flexible, inteligente, detallado, cuidadoso, muy organizado, capaz de dar prioridad y pensar independientemente, y entender y aplicar una gran variedad de pólizas y reglas. Debe trabajar colaborativamente en un ambiente rápido.
· Must have strong communications skills and sensitivity to low income and marginalized populations, such as LGBTQ persons, domestic violence survivors, disabled individuals, and people of color.
Debe tener fuertes habilidades de comunicación y sensibilidad a las populaciones de bajo ingreso y marginadas, como a personas de LGBTQ, sobrevivientes de violencia doméstica, individuos discapacitados, y personas de color.
· Must be proficient in Microsoft Office and type 50 WPM.
Debe ser proficiente en Microsoft Office y escribir (en teclado) 50 palabras por minuto.
· Must have vehicle and clean drivers’ license and must be willing to travel as needed primarily in the four counties served by the Albany office.
Debe tener vehículo y licencia de conducir limpia y debe de estar dispuesto a viajar cuando sea necesario primordialmente en los cuatros condados atendidos por la oficina de Albany.
· Must be willing to work reasonable overtime when requested.
Debe estar dispuesto a trabajar horas extras cuando se le solicite.
· Bilingual and able to read, write, and speak Spanish and English proficiently a plus.
Bilingüe y capaz de leer, escribir, y hablar Español e Inglés correctamente sería de gran ventaja.
Salary: $27,791 – $36,414 DOE. We are a unionized program with excellent fringe benefits.
Salario: $27,791 – $36,414 (Depende de experiencia). Somos un programa sindicalizado con excelentes beneficios complementarios.
Closing Date: Monday, October 17, 2022
Fecha de Cierre: Lunes, 17 de octubre, 2022
A cover letter, resume and references must be submitted with application.
Una carta de presentación, resume y referencias debe ser enviadas con la aplicación.
To apply, please go to www.lasnny.org OR
Para aplicar, por favor visite www.lasnny.org o
1) Complete the Application linked here, or the mobile-friendly application linked here
Complete la aplicación en este enlace, o una aplicación compatible con dispositivo móvil en este enlace
2) Complete the Demographic Survey linked here
Complete el Cuestionario Demográfico en este enlace.
LASNNY is committed to the creation of an inclusive and diverse workplace and providing Equal Employment Opportunity/Affirmative Action to all applicants. We strongly encourage applications from women, BIPOC, LGBTQ persons, protected veterans, applicants and recipients of public assistance, the elderly and people with disabilities.
LASNNY está comprometida a la creación de un lugar de trabajo que es inclusivo y diverso, y a proveer igualdad de oportunidades de empleo y acción afirmativa a todos los solicitantes. Alentamos enfáticamente solicitudes de mujeres, BIPOC (Afroamericanos, indígenas, y personas de color), miembros de la comunidad LGBTQ, veteranos protegidos, personas que solicitan o reciben asistencia pública, los ancianos y personas con discapacidades.